¿Cómo prevenir conflictos en el trabajo?
"No me gustan los conflictos" es una de las frases que más escucho cuando hablo con mis clientes sobre negociación, resolución de conflictos, conversaciones difíciles o cualquier otro tema que implique comunicación.
La mayoría de nosotros sentimos rechazo ante el conflicto porque puede provocar malestar. Puede sentirse como una amenaza para nuestras relaciones o para nuestra estabilidad dentro de una relación, un equipo o una empresa.
¿Por qué seguimos teniendo tantos conflictos si a la mayoría no nos gustan? La verdad es que no siempre se pueden evitar, de hecho, el conflicto puede llegar a ser necesario.
Cada uno de nosotros tenemos una perspectiva diferente y única. Independientemente de las similitudes que podamos encontrar entre nosotros, todos fuimos educados por personas diferentes, hemos tenido experiencias únicas, relaciones e influencias distintas. Esto es estupendo en muchos sentidos, pero también significa que podemos contar con tener de vez en cuando perspectivas opuestas a las de los demás.
Aunque no podemos evitar todos los conflictos, podemos aprender a minimizarlos y a ser mejores en su gestión. La resolución eficaz de conflictos no es sólo un conjunto de habilidades deseables, sino una de las más importantes para construir una empresa de éxito con un entorno positivo.
Los conflictos no resueltos no se limitan al área conflictiva, sino que tienden a extenderse y dañar la colaboración entre colegas y equipos.
También pueden adormecer nuestra creatividad, motivación y productividad. ¿Recuerdas la última vez que te enfrentaste a un conflicto? Piensa a dónde fue a parar tu energía. En medio de un conflicto, tendemos a hablar de él, a pensar demasiado, a sacar conclusiones precipitadas y/o a acumular ira, lo cual desvía mucho nuestra atención.
¿Qué hay detrás del conflicto?
Comprender el origen del conflicto es una habilidad tanto preventiva como resolutiva. Antes de intentar arreglar algo tenemos que saber qué ha fallado. Hay tres niveles diferentes en los que puede surgir un problema: el yo, el ello y el nosotros.
1. El YO (el nivel individual).
Un problema a este nivel suele estar relacionado con un sentimiento una conducta propia. ¿Me siento enfadado con alguien? ¿Me siento desatendida o ignorada? ¿De qué manera ha contribuido mi comportamiento a este problema? Puede ser útil identificar cuándo un problema es provocado por algo que estamos sintiendo o haciendo, y o los sentimientos y comportamientos que tenemos como consecuencia.
2. El ELLO (el nivel de la tarea).
¿Está el problema relacionado con un problema de resultados? ¿Hay aspectos tecnológicos o administrativos que se interponen en el camino? ¿Cómo puede contribuir un proceso a resolver o escalar el problema? En este nivel el conflicto está relacionado con un proceso, un producto, la descripción de una tarea, un problema tecnológico, etc.
3. El NOSOTROS (el nivel de la relación entre dos o más personas o al nivel de la Organización).
¿Nos enfrentamos a una barrera de comunicación? ¿Cómo estamos juntos en esto? ¿Qué responsabilidades pertenecen a quién? ¿Se están cruzando los límites? En este nivel encontramos problemas que involucran y/o dependen de muchas personas. Puede se run conflicto entre equipos, entre dos colegas, entre distintas áreas o a nivel global.
Razones comunes
Hay muchas razones comunes para un problema y pueden situarse en cualquier nivel, incluso en más de uno a la vez:
Posturas opuestas
Lucha de poder
Desviación de la culpa
Tensión competitiva
Sentimientos conflictivos hacia alguien, como celos, miedo o resentimiento por un problema anterior
Acoso y discriminación
Falta de asistencia o de cumplimiento del horario
Cruzar los límites: atribuirse el mérito del trabajo de otros, sobrepasar las responsabilidades, hablar por encima de los demás en las reuniones y otras cuestiones de etiqueta, como olvidar copiar a alguien en un correo electrónico
Malentendidos administrativos, tecnológicos y de descripción o límites
Mala comunicación: la principal fuente de conflictos
Independientemente de la cuestión de fondo, la principal fuente de conflicto suele basarse en un problema de comunicación. Por ejemplo, una persona puede sentirse amenazada por alguien que está asumiendo responsabilidades que originalmente le corresponden al otro. Al mismo tiempo, la otra persona puede suponer que el hecho de asumir esa responsabilidad es una ayuda para la otra persona.
Si la persona A se acercara a la persona B y le preguntara sus razones y expresara su preocupación de forma asertiva, el problema podría minimizarse o evitarse por completo.
Lo mismo ocurre con cualquier otro problema. La forma en que abordamos y comunicamos nuestras preocupaciones o desacuerdos puede agravar el conflicto o convertirlo en una oportunidad de crecimiento. Más adelante nos centraremos en cómo mejorar la comunicación.
Estrategias para prevenir el conflicto
Como he mencionado antes, es imposible evitar todos los conflictos y éstos forman parte del proceso de crecimiento en toda relación y negocio. Como seres humanos, cometemos errores y aprendemos de ellos. El miedo al conflicto puede llevar a comportamientos pasivos o evasivos que también pueden bloquear la comunicación, la productividad, el desarrollo y la optimización.
Las siguientes estrategias pueden ayudarte a prevenir o minimizar los conflictos innecesarios:
1. Normaliza los conflictos, cuenta con ellos.
¿Muestras apertura ante la crítica? ¿Escuchas con curiosidad e interés genuino el punto de vista de otras personas? ¿Cuál suele ser tu actitud ante el conflicto?
Asegúrate de que tú y tu equipo son conscientes de que puede surgir la tensión en un momento determinado y haz una lluvia de ideas sobre diferentes modos de abordarla. Evita los juicios y crea un espacio en el que la gente se sienta libre para expresar su punto de vista sobre el tema y aportar ideas sobre cómo resolver el conflicto de forma eficaz.
2. Claridad y transparencia.
Tener las funciones y tareas bien descritas y definidas es uno de los mejores métodos para minimizar los problemas entre compañeros y equipos. ¿Quién es responsable de qué? ¿Hasta qué punto debe trabajar alguien en una tarea determinada? ¿A quién hay que informar? ¿Qué debe hacer exactamente alguien? ¿Qué y cuándo se espera de quién?
Esto también es importante cuando se trata de las expectativas de conducta del equipo. Hay que dejar claro qué comportamientos no se toleran y dar ejemplo. Actúa y trabaje en consonancia con los valores de la organización y fomenta que los demás miembros lo hagan también.
3. Ve un paso por delante.
Busca las áreas potenciales de conflicto y aplica medidas preventivas para minimizar la probabilidad de tensión. Pregúntate: ¿Cuál podría ser un área de tensión? ¿Qué problema podría surgir aquí? ¿Qué está en mi poder para evitarlo? ¿Cómo quiero responder en caso de conflicto? Mantente cerca de tu equipo y reconoce cualquier comportamiento que pueda provocar un conflicto.
Por ejemplo, si alguien tiende a la crítica, tiene mal genio, hace comentarios personales o habla de otros a sus espaldas. Ten en cuenta también comportamientos como el absentismo, el incumplimiento constante de los plazos, la falta de puntualidad o la evasión de tareas, y cómo estas acciones pueden afectar a otros miembros del equipo.
4. Conoce a tu equipo.
Las buenas relaciones son la clave de las resoluciones constructivas. Cuando conoces a las personas de tu equipo, es más probable que seas consciente de sus dificultades o áreas de crecimiento, lo cual incrementa la amabilidad y la compasión. Además, puede ayudarte a anticiparte a cualquier conflicto potencial y establecer el entorno adecuado para las conversaciones constructivas y la mediación.
Una buena relación aumenta las probabilidades de una resolución pacífica.
5. Perder para ganar.
Ceder o retroceder no siempre significa pasividad. Optar por ceder puede ser una estrategia proactiva para minimizar las consecuencias o evitar el conflicto por completo. Pregúntate: ¿por qué es importante para mí? ¿Merece la pena el estrés? ¿Qué creará menos sufrimiento para todos? En otras palabras, ¡elige tus batallas! Muchas veces necesitamos "perder" para ganar.
Como he mencionado antes, los conflictos no siempre se pueden evitar y pueden ser una fuente de oportunidad para crecer tanto a nivel personal como profesional y organizacional. Comienza a perderles el miedo y toma control de lo que depende de ti: tu actitud y tu preparación.
Si consideras que te generan demasiado estrés los conflictos, que los evitas incluso cuando estén generando un problema importante o a pesar de que te afecten directamente, o que se te dificulta mucho no escalar un problema y llevarlo al área personal, contáctanos y con gusto te asesoraremos.
Agenda una entrevista orientativa sin coste y te ayudamos a identificar tu estrategia. Puedes escribirnos a través de la web o enviarnos un correo a info@bangardia.com
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